Cập nhật Hiệu ứng tích cực từ đổi mới phương thức điều hành Hội nghị –

Theo mô-tip khá phổ biến ở khắp nơi, được duy trì từ nhiều năm nay, mỗi khi diễn ra Hội nghị, người ta xây dựng sẵn nội dung, chương trình cuộc họp. Theo đó, những ai trình bày báo cáo hay tham gia tham luận tại Hội nghị được ấn định từ trước. Người trình bày báo cáo chỉ việc lên đọc lại báo cáo đó trước Hội nghị. Còn những người được tham luận tại Hội nghị cũng đã chuẩn bị sẵn sàng nội dung ra giấy, sau đó lên… đọc lại cho các đại biểu ngồi dưới nghe. Thậm chí, người điều hành Hội nghị cũng biết trước được những nội dung mình cần phải kết luận, cần phải nhấn mạnh trước khi kết thúc cuộc họp. Những điều này đã trở thành nếp, thành “lối mòn” và rất ít cuộc họp, rất ít đơn vị tìm cách thay đổi nó.    

Áp dụng phương thức điều hành mới

Điểm sáng đáng ghi nhận nhất tại Hội nghị sơ kết công tác quý II, 6 tháng đầu năm, triển khai nhiệm vụ quý III/2011 do Tập đoàn tổ chức tại Hạ Long, ngày 8/7/2011 vừa qua là việc đổi mới phương thức điều hành Hội nghị.

Sau phần trình bày báo cáo 6 tháng của đồng chí Nguyễn Văn Biên, Phó Tổng giám đốc Tập đoàn, là phần điều hành trực tiếp của Tổng giám đốc Lê Minh Chuẩn. Ngay việc Tổng giám đốc nhận trách nhiệm điều hành trực tiếp đã là một nét mới, lần đầu áp dụng tại một Hội nghị lớn như vậy. Sau khi khái quát tình hình hoạt động 6 tháng đầu năm, Tổng giám đốc yêu cầu Hội nghị cần tập trung vào một số nội dung cần chú ý, bàn bạc, thảo luận kỹ để thống nhất hướng xử lý, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc đang tồn tại ở các đơn vị. Tiếp đó, Tổng giám đốc mời một số đơn vị có ý kiến phát biểu, tham luận và yêu cầu phần trình bày của các đơn vị này đều phải hết sức ngắn gọn, xúc tích, không được vượt ngưỡng thời gian quy định chung là 10 phút, ai nói dài sẽ bị nhắc nhở. Đây là điểm mới hoàn toàn, khác hẳn với những Hội nghị trước.

Trao đổi với chúng tôi sau khi kết thúc Hội nghị, lãnh đạo một số đơn vị như Hà Lầm, Tuyển than Cửa Ông, Tổng công ty Khoáng sản… đều cho biết: do không được thông báo từ trước nên chúng tôi bám vào tình hình thực tiễn của đơn vị để trình bày, nếu có kiến nghị gì thì nêu ra luôn, chứ không hề có sự chuẩn bị bằng văn bản. Nhưng thật đáng mừng khi phần trình bày của lãnh đạo các đơn vị đều hết sức trơn tru, bám sát vào 3 nội dung chính, là: Khái quát tình hình sản xuất, kinh doanh 6 tháng đầu năm; Một số khó khăn, tồn tại; Và những kiến nghị (nếu có). Đây cũng là những nội dung mà chắc chắn lãnh đạo Tập đoàn muốn nghe, các đơn vị bạn muốn biết và nhìn chung là những nội dung trọng tâm Hội nghị cần đề cập đến.

Tổng cộng có 7 ý kiến của lãnh đạo 7 đơn vị đã được đưa ra trước Hội nghị. Quỹ thời gian mà họ đã sử dụng chỉ hết khoảng 60 phút (bằng 30 đến 50% so với những Hội nghị trước). Thời gian ít đi, nhưng những gì người ta cần ở họ thì lại tăng lên, bởi giờ đây những gì họ nói ra đều là những điều cô đọng, đều là những thông tin hết sức cần thiết. Quan trọng hơn cả là với hình thức chỉ định tức thì này, những lãnh đạo nào quan liêu, không nắm rõ tình hình đơn vị, yếu trong khả năng tổng hợp, khái quát tình hình thì lập tức sẽ bị “lộ diện”, thậm chí bị phê bình ngay trước Hội nghị.

Với phương thức điều hành mới này, Tổng giám đốc đã tiết kiệm cho Hội nghị không ít thời gian, loại bỏ được những thông tin rườm rà không cần thiết ra khỏi Hội nghị. Hơn nữa, cách làm mới này còn buộc lãnh đạo các đơn vị phải luôn là người trong cuộc, nắm vững mọi “điểm nóng” ở đơn vị mình và nếu cần thiết phải đề xuất các phương án hỗ trợ từ Tập đoàn và các đơn vị bạn.

Phương thức mới của Tổng giám đốc còn khiến cho thái độ tham gia Hội nghị của các đại biểu, đặc biệt là các vị lãnh đạo các đơn vị thành viên, trở nên nghiêm túc hơn. Nhiều đại biểu tiết lộ rất thật rằng, trước đây khi đi dự Hội nghị biết chắc mình không phải trình bày gì trên diễn đàn, nên đến dự chỉ để cho có mặt rồi nhanh chóng tìm cách rút lui để giải quyết việc khác. Có vị còn phát biểu xanh rờn “Hội nghị tổ chức chỉ béo bà bán cà phê”. Nay thì khác rồi, phải dự để nghe, để nắm tình hình và để sẵn sàng có ý kiến khi được yêu cầu.

Hy vọng trở thành hiệu ứng đô-mi-nô

Khác với những lần trước (một số Hội nghị kéo dài sang đầu giờ chiều), lần này 11h30′ các đại biểu đã ung dung rời phòng họp. Diễn ra vừa vặn một buổi sáng, Hội nghị lần này không mất nhiều thời gian nhưng các đại biểu được nghe cả ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch Hội đồng thành viên, nghe ý kiến kết luận rất rõ ràng, cụ thể của Tổng giám đốc. Đặc biệt, những nội dung là tồn tại lớn của các đơn vị, hay kiến nghị của họ đều được Tổng giám đốc phân tích, lý giải, quyết định hướng giải quyết rõ ràng.

Ưu điểm từ phương thức điều hành mới tại Hội nghị lần này là hết sức rõ ràng, nhưng chắc hẳn nhiều người đang mong muốn, hy vọng nó sẽ trở thành hiệu ứng đô-mi-nô, lan rộng ra trong các Hội nghị tới đây của Tập đoàn và các đơn vị trong ngành. Được như vậy, lãnh đạo các đơn vị có thêm quỹ thời gian (vốn đang rất eo hẹp) để tập đoàn trung vào nhiệm vụ điều hành sản xuất kinh doanh.