Cập nhật Thu hồi công nợ từ … “thế chân kiềng” –

Bên cạnh việc tích cực, chủ động trong công tác bán hàng, mở rộng thị trường thì công tác thu hồi công nợ luôn được Than Miền Bắc quan tâm hàng đầu. Theo quan điểm của lãnh đạo Công ty, công tác này không chỉ được thực hiện ở giai đoạn sau bán hàng như thông thường mà phải chú trọng trong cả 3 giai đoạn trước, trong và sau bán hàng cùng với một phương thức bán hàng thích hợp. 

Chẳng hạn ở giai đoạn trước khi bán hàng, trước khi ký hợp đồng, đơn vị phải tổ chức tiếp cận khách hàng, giải thích rõ cho khách hàng về cơ chế tiêu thụ, thanh toán của Tập đoàn để khách hàng hiểu và chia sẻ về mặt quan điểm chung. Khi triển khai ký hợp đồng chú ý nêu rõ về điều khoản thanh toán để sau này không bị vướng về thủ tục với các bộ phận nghiệp vụ của khách hàng. Cụ thể, về thời hạn thanh toán, không ghi chung chung là thanh toán ngay sau khi giao hàng, hay thanh toán sau X ngày sau khi giao hàng mà ghi rõ là sau bao nhiêu ngày kể từ ngày ký trên chứng từ nào thì sau này mới dễ yêu cầu thanh toán; về bộ chứng từ thanh toán cũng cần ghi rất rõ là những chứng từ nào để sau này bộ phận nghiệp vụ của khách hàng khó làm chậm trễ việc thanh toán hay chế tài xử phạt khi quá thời hạn thanh toán với các vấn đề như chiết khấu thanh toán, tính lãi suất chậm trả, dừng cấp than phải ghi rất rõ, cụ thể, dễ hiểu để dễ giải quyết khi xảy ra tranh chấp bởi nếu các điều khoản này không rõ ràng thì riêng việc tranh luận để đi đến thống nhất đã làm mất rất nhiều thời gian và từ đó vô tình kéo dài thời hạn thanh toán.

Ở giai đoạn triển khai giao hàng, bộ phận bán hàng phải kiểm soát được nhu cầu của khách hàng, mức tồn kho hợp lý của khách hàng để cung cấp ở mức vừa đủ cho sản xuất. Việc cung cấp thừa vượt quá nhu cầu của khách hàng là một trong những nguyên nhân khó thu hồi công nợ vì nó làm vượt quá khả năng tài chính của khách hàng, làm cho khách hàng không trả nợ được. Đồng thời, các đơn vị quan tâm việc tạo ra cơ chế sao cho trước khi tiến hành cấp hàng, bộ phận bán hàng và bộ phận tài chính phải có sự phối hợp trao đổi để quyết định có giao hàng tiếp hay không. Vì nếu cứ mạnh bộ phận nào bộ phận đó làm, bộ phận giao hàng cứ giao hàng không cần biết công nợ là bao nhiêu, bộ phận tài chính đòi nợ cứ đòi nợ mà không có sự phối hợp thì sẽ làm công nợ phát sinh không kiểm soát được. Mặt khác, đẩy mạnh công tác huấn luyện cho các bộ phận nghiệp vụ thiết lập chứng từ thật chuyên nghiệp, chứng từ ban đầu phải được thiết lập nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và luân chuyển nhanh để đòi nợ. Nếu khâu này chậm hay sai sót cũng làm kéo dài thời hạn công nợ với khách hàng.

Sau khi đã triển khai các giải pháp ở hai giai đoạn trên, đến giai đoạn sau bán hàng, các đơn vị cần bố trí cán bộ tiếp cận ngay bộ phận tài chính của khách hàng để yêu cầu thanh toán, thu thập thông tin về tiền của khách hàng tại ngân hàng bằng cách tiếp cận với nhân viên ngân hàng và nhân viên kế toán ngân hàng của khách hàng; thường xuyên tổ chức đối chiếu công nợ để kiểm soát công nợ, thu thập thông tin từ khách hàng về khả năng tài chính của khách hàng. Giải thích cho cả cán bộ nghiệp vụ và lãnh đạo của khách hàng về khả năng không được khấu trừ thuế nếu khách hàng thanh toán không đúng hạn theo hợp đồng. Đặc biệt, trong một số trường hợp phải lựa chọn phương thức bán hàng cho đơn vị sản xuất thông qua một đơn vị thương mại. Vì như vậy mới tận dụng được khả năng về vốn, về quan hệ, về khả năng vượt trội khác của đơn vị thương mại. Bằng cách này mà vừa bán được hàng mà lại vừa thu được tiền ngay.