Cập nhật Nghề “làm dâu trăm họ” –

Theo tôi, người làm công tác văn phòng được ví như chiếc cầu nối, gắn kết giữa lãnh đạo với các cơ quan, đơn vị nhưng đồng thời chúng tôi cũng hiểu, tính chất phục vụ ở cơ quan văn phòng cũng giống như người “làm dâu trăm họ”. Vì thế, với mọi công việc, từ việc lớn đến việc nhỏ phải cẩn trọng, chu đáo…

Công việc hàng ngày của chúng tôi như một trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, kiểm tra đôn đốc việc phối hợp thực hiện giữa các phòng ban, đơn vị làm sao cho các hoạt động của Tập đoàn và các đơn vị được “suôn sẻ” và hiệu quả; là cánh tay đắc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ… Truyền thống và cũng là phẩm chất cần có của người làm công tác văn phòng được xác định là: Trung thực, thận trọng, chính xác, tỷ mỷ, kịp thời.

Một trong những công việc chính mà chúng tôi đảm nhận là khả năng tham mưu, tổng hợp giúp cho lãnh đạo Tập đoàn theo dõi, chỉ đạo chặt chẽ mọi hoạt động trong các tình huống khác nhau. Muốn thế, mỗi CBVC các bộ phận phải chủ động nắm bắt, quán triệt những chủ trương, định hướng lớn, chủ động phối hợp với các ban, đơn vị chuẩn bị tốt nội dung công việc được phân công tham mưu và sau đó căn cứ vào nội dung, chỉ thị của lãnh đạo để kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện cho đúng, cho đủ. Xử lý những việc này phải đúng trình tự, nguyên tắc, đúng quan điểm, đường lối, pháp luật và đúng yêu cầu nhiệm vụ. Tập thể lãnh đạo, CBNCV Văn phòng và các bộ phận đã phát huy dân chủ, trí tuệ gắn với trách nhiệm của từng người.

Một nội dung quan trọng khác nữa mà Văn phòng Tập đoàn đã thực hiện có hiệu quả là công tác cải cách hành chính trong toàn Tập đoàn, đó là triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn phòng, đặc biệt đang quản lý, vận hành có hiệu quả Dự án phần mềm quản lý, điều hành tác nghiệp của Tập đoàn trên Cổng Thông tin điện tử (Portal Vinacomin) nên việc quản lý và xử lý văn bản rất kịp thời và hiệu quả. Tôi có thể nêu một ví dụ rất cụ thể, trước đây, chưa có phần mềm này, khi triệu tập một cuộc họp, văn thư Tập đoàn phải in ấn khoảng 130 giấy mời gửi lãnh đạo Tập đoàn, các Ban và các đơn vị, sau đó phải gửi qua Bưu điện khoảng 90 giấy mời này cho các đơn vị nhưng hiện nay chỉ phải in 01 bản, cập nhật lên mạng và sau khoảng 3 – 5 phút thì cơ quan Tập đoàn và các đơn vị có thể truy cập trên internet và đọc, in được ngay giấy mời này.

Xin phép được trích dẫn lời phát biểu của nguyên Phó Thủ tướng Vũ Khoan tại Hội nghị công tác Văn phòng các Bộ, ngành và Tổng Công ty 91 do Văn phòng Chính phủ tổ chức như là một điều muốn nhắn gửi tới các bạn đồng nghiệp, nhất là các đồng chí làm công tác thư ký, tổng hợp. Đại ý là: gần đây những người viết giỏi càng ngày càng ít đi…Vì vậy những người làm công tác Văn phòng, đặc biệt là các đồng chí làm công tác thư ký, tổng hợp cần phải đọc nhiều, viết nhiều, tiếp tục học tập, trau dồi nghiệp vụ để đảm đương được công việc của mình.
Còn rất nhiều các công  việc khác mà chúng tôi đang làm hàng ngày nhưng có thể không kể hết được. Nhưng với bất cứ công việc gì và trong hoàn cảnh nào thì quan trọng nhất đối với nghề này phải là cái tâm.  Nếu để tâm vào, nhất định ta sẽ làm tốt.

Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp là nơi làm việc, còn theo nghĩa rộng thì đó là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan. Tùy theo loại hình hoạt động, qui mô và tổ chức công ty mà văn phòng có thể nhận lãnh các trách nhiệm khác nhau.

Ở đây tôi chỉ đề cập đến một lát cắt rất nhỏ trong công việc của chúng tôi, đó là thái độ, cách cư xử của những người làm công tác văn phòng bởi xét tại một khía cạnh nào đó, Văn phòng chính là bộ mặt của cả công ty. Đó chính là những người đầu tiên tiếp xúc với khách khi họ gọi điện hay đến giao dịch trực tiếp. Vì vậy, đôi khi cách cư xử của họ có thể quyết định thành công của cả đơn vị.

Theo tôi, ứng xử của người làm văn phòng rất quan trọng. Một nụ cười thân thiện, ấm áp với một thái độ hòa nhã, hiếu khách sẽ làm các các đối tác, khách hàng khi đến làm việc với Than Hòn Gai cảm thấy hài lòng. Một thái độ chân thành với các đồng nghiệp ở các phòng ban khác sẽ làm mọi người cảm thấy vui vẻ, dễ chịu hơn, như vậy hiệu quả công việc cao hơn bởi trong các khối phòng ban của công ty thì Văn phòng là đơn vị tiếp xúc với các phòng ban nhiều hơn cả.

Cả ngày ngồi văn phòng, “vật lộn” giữa đống giấy tờ, hồ sơ và làm công việc ngày nào cũng giống như ngày nào, sắp xếp và ghi chép. Đó là tất cả những gì người ta nghĩ về nghề hành chính văn phòng, một công việc theo ý kiến số đông là chẳng có lấy một phần trăm thú vị và hấp dẫn.

Nếu bạn nghĩ rằng công việc hành chính văn phòng chỉ xoay quanh việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của công ty thì bạn nhầm; bởi với những người làm hành chính văn phòng thời buổi hiện nay, có rất nhiều việc mà có khi bạn phải làm ngoài giờ cho kịp tiến độ và môi trường làm việc sẽ không chỉ bó buộc trong văn phòng.

Dân hành chính văn phòng ngày nay chạy đi chạy lại như con thoi với vô số nhiệm vụ. Bên cạnh những công việc hàng ngày như quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban; chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ; quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty; đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty… các nhân viên hành chính văn phòng còn phải “xông pha” với nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình…

Với “núi” công việc ấy, dân hành chính văn phòng từ nhà quản trị cho đến đội ngũ nhân viên gần như phải thâu tóm, nắm bắt được tất cả mọi chuyện diễn ra trong công ty, đôi khi chính chúng tôi phải đứng ra giải quyết cả những vấn đề cá nhân không liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ; dung hòa các mối quan hệ của nhân viên vì lợi ích của công ty.

Bạn thấy đấy, rõ ràng công việc của chúng tôi cực kỳ sôi động.