Với việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast Bisiness 3.6 trên thực tế đã mang lại nhiều hiệu quả đối với sản xuất kinh doanh của Tổng công ty CN Hóa chất mỏ (Micco), đồng thời cũng là minh chứng cho sự chủ động, quyết liệt và những nỗ lực của Micco trong việc thực hiện chủ trương tăng cường ứng dụng tự động hóa (TĐH), tin học hóa (THH) vào sản xuất kinh doanh của Tập đoàn TKV.
Theo lãnh đạo MICCO, Tổng công ty đã đầu tư hệ thống Fast Business từ năm 2013 trong công tác quản lý toàn bộ doanh nghiệp bao gồm: quản lý kế toán tài chính, quản lý bán hàng và phân phối, quản lý sản xuất, quản lý mua hàng và kho, quản trị nhân sự và tiền lương… Dự án được triển khai trong thời gian 01 năm, chia thành 3 giai đoạn. Giai đoạn 1 triển khai ở văn phòng Tổng công ty và 03 công ty là Công ty CN Hoá chất mỏ Cẩm Phả, Hoá chất mỏ Bạch Thái Bưởi và Hoá chất mỏ Quảng Ninh (4 tháng); giai đoạn 2 là lập trình và triển khai hệ thống tổng hợp: hợp nhất cho 4 đơn vị trong giai đoạn 1 (2 tháng); giai đoạn 3 là triển khai cho các đơn vị còn lại và nghiệm thu toàn bộ dự án (6 tháng).
Trong quá trình triển khai đưa hệ thống vào hoạt động, MICCO gặp phải không ít khó khăn. Cụ thể, khối lượng công việc rất lớn, trong đó phải làm ngay công việc chuẩn hoá danh mục vật tư, danh mục sản phẩm; trên 30 đầu mối triển khai với 1000 user trải dài trên khắp cả nước phải được đào tạo để có thể vận hành được phần mềm; một số hạn chế về tin học của một số người dùng tại các đơn vị…
Tuy vậy, nhờ sự quyết tâm, nỗ lực từ ban lãnh đạo đến tập thể CBCNV – LĐ trong toàn Tổng công ty, hệ thống đã đi vào hoạt động đảm bảo đúng tiến độ, cho đến nay đã mang lại nhiều hiệu quả thiết thực đối với sản xuất kinh doanh của MICCO nói chung. Hệ thống đã được cài đặt ở máy chủ trung tâm tại MICCO và cài đặt online tất cả các đơn vị thành viên, chi nhánh; tập trung dữ liệu tại văn phòng Tổng công ty; do đó các thực trạng mà trước đây chưa quản lý được như: kiểm soát hàng hoá từng đơn vị thành viên, công nợ của các khách hàng, nguồn tiền ngân hàng… đã được giải quyết triệt để với hệ thống mới, tập trung và online. Thêm đó, hàng hoá của MICCO là sản xuất và cung ứng mặt hàng kinh doanh có điều kiện, bởi vậy đặc thù bán hàng phải có điều kiện. Điều kiện để các đối tác mua hàng rất khắt khe và kiểm soát cực kỳ chặt chẽ. Để mua được hàng, khách hàng phải có rất nhiều loại giấy phép, các điều kiện trong từng loại giấy phép cũng quy định rõ ràng về thời gian và số lượng. Vậy nên việc triển khai phần mềm Fast Business đã giúp người sử dụng kiểm tra tổng hợp những điều kiện trên và đưa ra cảnh báo kịp thời trong thời điểm bán hàng cho bộ phận bán hàng của MICCO.
Mặt khác, về nhân sự, chấm công, tính lương, phần mềm đã cập nhật và quản lý toàn bộ hồ sơ cán bộ công nhân viên của MICCO trên cùng một hệ thống, giúp quản lý rõ ràng và minh bạch. Trong quản lý kho, do kinh doanh hàng hoá có điều kiện nên khi triển khai phần mềm đã giúp việc quản lý chi tiết, chặt chẽ đến từng kho và niên hạn sử dụng VLNCN có trong kho. Đồng thời, hệ thống báo biểu cho công ty con và Tổng công ty đã được thống nhất và cập nhật vào hệ thống phần mềm. Các đơn vị và Tổng công ty khai thác số liệu từ phần mềm phục vụ cho quá trình điều hành thống kê của đơn vị mình. Phòng kế toán từ Tổng công ty đến các đơn vị thành viên kiểm soát được tiền, tài sản, công nợ… nhanh chóng.
Nói về những yếu tố để triển khai thành công phần mềm này, lãnh đạo MICCO nhấn mạnh: trước hết, lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp phải là người lãnh đạo dự án và truyền cảm hứng cho các bộ phận tham gia vào dự án. Đồng thời phải xác định đúng nhu cầu và nghiệp vụ cần triển khai; lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp; lựa chọn đúng giải pháp và các đối tượng triển khai có năng lực cũng như kinh nghiệm triển khai. Cùng với đó cần tuân thủ quy trình triển khai và ứng dụng quy trình chuẩn; bám sát kế hoạch đặt ra và xử lý ngay khi có vướng mắc. Không thể thiếu đó là chú trọng đào tạo người dùng cuối đầy đủ và chuyển đổi hệ thống nhiều lần để đảm bảo tính đúng đắn và chính xác của số liệu; phải làm chủ được hệ thống và hỗ trợ cho các đơn vị bên dưới.
Từ những kết quả đã đạt được khi triển khai phần mềm Fast Business 3.6, MICCO đã mở rộng liên kết dữ liệu với phần mềm quản lý bảo dưỡng Infor EAM; triển khai đồng bộ modul hoá đơn điện tử cho các đơn vị trong toàn Tổng công ty từ ngày 01/01/2019. Cùng với đó là nghiên cứu để bổ sung thêm các giải pháp quản trị thông minh: dự báo, phân tích biến động thị trường, nhân lực, chi phí, hiệu quả; triển khai phân tích dữ liệu lớn (big data); bổ sung thêm các module quản trị chi phí, quản trị kế hoạch; xây dựng trung tâm dữ liệu dự phòng thảm hoạ để hệ thống vận hành ổn định và an toàn thông tin.
[odex-source url=”https://www.vinacomin.vn/tap-chi-than-khoang-san/fast-business-36-hieu-qua-voi-micco-201907031554329564.htm” button=”Theo vinacomin”]
