Nhân viên văn phòng, đặc biệt là nhân viên tiếp tân ở một khía cạnh nào đó chính là bộ mặt của cả công ty. Đó chính là người đầu tiên tiếp xúc với khách khi họ gọi điện hay đến giao dịch trực tiếp. Vì vậy, đôi khi cách cư xử của họ có thể quyết định thành công của cả đơn vị. Thậm chí ảnh hưởng đến hình ảnh của Giám đốc về năng lực dùng người. Có thể khẳng định tại Công ty CP Kinh doanh than C, mặc dù hôm đó người đứng đầu Công ty đi vắng nhưng buổi làm việc hôm đó rất thành công. Chúng tôi ấn tư
– Các chị nhà báo từ Tạp chí Than ạ? Xin lỗi các chị, Giám đốc có lịch họp đột xuất nên không tiếp các chị được. Chị N.A.Nguyệt – Phó Chánh văn phòng Công ty – được Giám đốc ủy quyền sẽ làm việc với các chị hôm nay. Xin mời các chị vào phòng khách.
***
– Chào chị, chúng tôi là PV Tạp chí Than – Khoáng sản, có lịch làm việc với Giám đốc.
– Giám đốc bận! (tiếp tục nói điện thoại)
***
– Alo, chào chị, tôi gọi từ Tạp chí Than, về việc….
– Không biết, đang bận nhé. (Cúp máy)
…Trên đây là ba cuộc đối thoại (hai cuộc trực tiếp và một cuộc qua điện thoại) của PV Tạp chí với ba nhân viên văn phòng của Công ty CP Kinh doanh than C và Công ty than N, và Công ty than H. Xin được chú thích thêm rằng ở cuộc đối thoại thứ 2 tại Công ty than N là vào lúc 4.30 giờ chiều (do hôm đó Giám đốc Công ty họp cả chiều nên lịch làm việc được đẩy lùi lại) và người ở cuộc đối thoại cuối không phải là một nhân viên văn phòng bình thường mà là Chánh Văn phòng. Có thể 4.30 ở các mỏ đã nghỉ việc nhưng rõ ràng chị văn thư nêu trên thì vẫn còn ngồi ở đó và thái độ không một chút thiện chí, nếu không muốn nói là bất lịch sự. Còn ở cuộc đối thoại cuối cùng thì không còn gì để nói.
Nhân viên văn phòng, đặc biệt là nhân viên tiếp tân ở một khía cạnh nào đó chính là bộ mặt của cả công ty. Đó chính là người đầu tiên tiếp xúc với khách khi họ gọi điện hay đến giao dịch trực tiếp. Vì vậy, đôi khi cách cư xử của họ có thể quyết định thành công của cả đơn vị. Thậm chí ảnh hưởng đến hình ảnh của Giám đốc về năng lực dùng người. Có thể khẳng định tại Công ty CP Kinh doanh than C, mặc dù hôm đó người đứng đầu Công ty đi vắng nhưng buổi làm việc hôm đó rất thành công. Chúng tôi ấn tượng mạnh về sự chuyên nghiệp, coi trọng văn hóa doanh nghiệp, chỉn chu trong phong cách. Và hình ảnh người đứng đầu đơn vị thật đẹp.
Thế nhưng tại Công ty than N, thật khó để diễn tả cảm xúc của chúng tôi khi đó. Nửa bất bình, nửa ngao ngán, một chút… thương cảm cho người đứng đầu. Từ trước tới nay, anh vẫn được đánh giá như một vị Giám đốc mẫu mực, có tài, tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị tăng trưởng đều. Thế nhưng qua buổi tiếp xúc với nhân viên tiếp tân khi đó, trong lòng của chúng tôi có chút gì đó gợn gợn, khó nói thành lời.
Phải nói rằng, hình ảnh những nhân vật ở hai cuộc đối thoại sau không phải là đại trà ở các công ty con, công ty thành viên Vinacomin nhưng cũng không phải hiếm gặp. Tập đoàn đang nỗ lực xây dựng văn hóa doanh nghiệp, xác định đó là một yếu tố chính góp phần vào sự thành công chung nhưng đâu đó vẫn xuất hiện những trường hợp trên. Đó là những hạt sạn cần phải khắc phục ngay. ở đây, chúng tôi không lạm bàn đến căn nguyên của vấn đề, do cách dùng người của Giám đốc, do sự nuông chiều thái quá với họ hay trình độ, năng lực mà chúng tôi chỉ nêu lên hiện tượng để các đơn vị soi vào. Nếu là mình thì cần khắc phục.
Nhiều công ty chỉ coi tiếp tân là một bộ phận thuộc hành chính. Nhưng những công ty họ coi nhân viên tiếp tân là hình ảnh của công ty, những người thường xuyên tiếp xúc và có ảnh hưởng lớn tới đối tác.
Dưới đây là 5 lời khuyên mà Tạp chí mạo muội đưa ra cho mọi nhân viên tiếp tân để có thể gây được thiện cảm của khách tới làm việc với Công ty:
1. Tươi cười. Mọi người đều cảm thấy hài lòng khi họ được nhân viên tiếp đón với một nụ cười thân thiện, ấm áp. Hãy chào hỏi tất cả những ai đi qua khu vực tiếp tân của bạn như thể họ chính là người quan trọng nhất mà bạn gặp trong ngày vậy. Và tất nhiên đừng quên một lời chào tạm biệt khi họ đi ra nhé.
2. Ăn mặc một cách chuyên nghiệp. Là một nhân viên tiếp tân, cách ăn mặc của bạn sẽ phản ánh hình ảnh của ông chủ công ty. Vì vậy, hãy chú ý đến cách ăn mặc của mình. Không nhất thiết phải mặc những bộ quần áo đắt tiền, đồ hiệu nhưng chắc chắn phải thật sạch sẽ, gọn gàng và là ủi cẩn thận.
3. Trả lời điện thoại với vẻ tươi cười. Điều này nghe có vẻ hơi ngớ ngẩn nhưng bạn hãy thử một lần mà xem. Những người ở đầu dây kia sẽ cảm thấy được rằng bạn đang tươi cười với họ khi nghe giọng của bạn, và tất nhiên sẽ đáp lại bạn với thái độ tương tự. Hơn nữa, bạn càng tươi cười nhiều, bạn sẽ thực sự cảm thấy vui vẻ hơn.
4. Cư xử hòa nhã. Sẽ có những lúc bạn gặp phải những người thiếu kiên nhẫn, ăn nói cộc lốc, thậm chí là thô lỗ. Hãy thông cảm cho họ bởi có thể họ đang rất hồi hộp về buổi hẹn tại công ty của bạn, hoặc họ đang gặp trục trặc về một vấn đề riêng tư nào đó. Hãy cư xử thân thiện với tất cả mọi người, dù họ có để ý đến hay không. Rất nhiều người sẽ trở nên nhún nhường hơn vì cách cư xử của bạn đấy, và biết đâu, bạn đã làm cho một ngày tồi tệ của một người trở nên tốt đẹp hơn.
5. Biết lắng nghe. Dù bạn nói chuyện với khách hàng trực tiếp hay qua điện thoại, hãy để cho họ được nói hết mục đích của họ khi gọi điện hay đến công ty. Điều này sẽ giúp bạn chỉ dẫn cho khách một cách đầy đủ và chính xác. Đồng thời, những vấn đề tiếp theo sẽ được giải quyết dễ dàng hơn.
[odex-source url=”https://www.vinacomin.vn/tap-chi-than-khoang-san/khi-giam-doc-di-vang-2181.htm” button=”Theo vinacomin”]
